E-Posta Kutunuzu Yanlış Kullandığınıza Dair 9 Önemli İşaret

E-Posta Kutunuzu Yanlış Kullandığınıza Dair 9 Önemli İşaret

 E-posta ile iletişim günlük hayatımızdan çok profesyonel hayatımızda sıkça kullandığımız bir yöntem. Sevin ya da sevmeyin gün geliyor bir yerde, bir şekilde e-posta hayatınıza giriyor ve onu kullanmak zorunda kalıyorsunuz.

Ancak bu noktada iletişim ve etkileşimin doğru devam etmesi için yapmanız gerekenler de var. Aksi taktirde e-posta servisleri kabusunuz olabiliyor. E-posta alışkanlığı edinmek ve bunu hızlı ve sürdürülebilir şekilde kullanabilmek de bir mesele. Çoğu yanlış kullanımlar sıkıntı yaratabiliyor. İşte e-postanızı yanlış kullandığınıza dair 9 önemli işaret.

Birden fazla insana hatta yanlış kişilere ileti göndermek

E-Postaların hızlı cevaplanması için onu kalabalık gruplara göndermeniz gerekmiyor. Doğru insanlara gönderseniz yeter. “Ne kadar kalabalık, o kadar hızlı cevap" diye bir dünya yok. Cc ve Bcc kısımlarında ekonomi yapın doğru insanları seçin.

 Devamlı Gelen Kutusunu dürtüklemek

2-3 dakikada bir “tazele” komutu vererek e-posta gelen kutunuzu dürtmeyin. Bunu gün boyunca, hafta sonlarında, tatillerde de yapıyorsanız yandınız. Son derece bağımlılık yaratır. Öte yandan sizin gelen kutusunu dürtüklemeniz rutin yazışmaların hızını da değiştirmez. Yapmayın.

Gelen Kutusunu Temiz tutmak

İşi biten iletileri ya arşivleyin ya da silin gitsin. Gelen kutunuz böyle kalabalık iletilerle sizi zengin ya da çok çalışkan göstermez. Aksine bir şey lazım olduğunda kolayca bulmanızı engeller. 10-15 günlük aralıklarla mutlaka temizlik yapın.

Gelen Kutunuzu not defteri gibi kullanmayın

Bazı kullanıcılar kendilerine “yapılacak işler” iletileri göndermeyi nedense alışkanlık edinmişlerdir. Oysa bunun için başka uygulamalar var. Bu tür alışkanlıklar zamanla hem planlarınızı, hem de posta kutunuzun düzenini bozar. Kendinize bir şeyler hatırlatmak istiyorsanız Takvim uygulamalarını kullanabilirsiniz. Hem insan kendine e-posta atar mı canım?

İleti kuyruklarını birbirine eklemek

Özellikle profesyonel hayatta yapılmaması gereken bir hatadır. Birbirini takip eden görev iletileri ya da iş emirleri genellikle birbirinin içine katılır. Bu noktada geriye dönük olarak aramalarda bulmak neredeyse imkansız hale gelir. İş takibini son derece zorlaştırır.

Anlamsız konu başlıkları yazmak

“E-postaların Konu kısmı önemlidir, Burada geyik yapılmaz.” diye bir uyarı olsa buraya cuk otururdu. E-postanızda ne anlattığınızı yazacağınız yere alakasız şeyler yazarsanız o mektuba geri dönüş alma şansınız olmaz.

Önemli e-postaları yedekleyin

Posta kutularının da yedeklenmesi çok önemli. Bunu belli zaman aralıklarıyla yaparsanız kafanız rahat olur. Yaşanacak her hangi bir problemde geriye yönelik iş takibi kolaylaşır. Hem bilgi hem de zaman kaybetmeden yaşantınızla hızla senkronize olabilirsiniz.

Çok gizli bilgileri e-postaya iliştirmeyin

Çok gizli bilgilerin e-postayla gönderilmesi sakıncalı olabiliyor. Özellikle iş yerleri gibi genele açık noktalarda iş istasyonlarına gönderilen bu iletiler sunuculardan takip edilebilirler. Sonuçlarına katlanmak sıkıtılı olabilir.

İletilere zamanında cevap vermeye çalışın

Herkesle empati kurmak zor ama size nasıl davranılmasını itiyorsanız, iletişimde bulunduğunuz kişilere de öyle davranın. Gelen iletileri bir gün için de cevaplamanız faydalı olabilir. Öte yandan bir önem sırası yaratıyorsanız, bunu karşı tarafa da bildirmeniz çok puan kazandırır. “İletinizi aldım size geri döneceğim” gibi bir ifadeyle geri dönmek ciddiyetinizi ifade edecektir. 

Gizli E-Posta Nasıl Gönderilir?

Gmail'de E-Posta Adresleri Nasıl Engellenir?

Android İçin En İyi E-Posta Uygulamaları

YORUMLAR